Cách dùng ma trận Eisenhower: khẩn cấp và quan trọng
Cập nhật lần cuối:
Ma trận Eisenhower hỏi mỗi việc hai câu — có quan trọng không, có khẩn cấp không — rồi biến câu trả lời thành bốn hành động rõ ràng. Nó hữu ích nhất vào những ngày mọi thứ đều có vẻ gấp như nhau.
Mở chế độ xem ma trậnChọn ba việc quan trọng hôm nayMở ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt hay đăng ký.
Bốn ô của ma trận
- Khẩn cấp và quan trọng — làm ngay. Hạn chót thật và vấn đề thật: báo cáo phải nộp hôm nay, con ốm, máy chủ bị sập.
- Quan trọng, không khẩn cấp — lên lịch. Những việc đưa cuộc sống tiến lên: lập kế hoạch, học tập, tập thể dục, các mối quan hệ, phòng ngừa rắc rối. Ô này bị chen lấn nếu bạn không cho nó một ngày.
- Khẩn cấp, không quan trọng — giao hoặc thu nhỏ. Sự gián đoạn và ưu tiên của người khác. Giao lại, gom lại, hoặc làm phiên bản nhỏ hơn.
- Không cái nào — bỏ. Việc bận rộn vô ích và thói quen chỉ có vẻ năng suất. Xóa không áy náy.
Từng bước thực hiện
- Liệt kê mọi việc đang mở. Bắt đầu từ danh sách đầy đủ, đừng dựa vào trí nhớ. Kể cả những việc nhỏ phiền phức; chúng thường thuộc ô ba hoặc bốn.
- Đánh dấu mức quan trọng trước. Trước khi nhìn ngày, đánh dấu cái gì quan trọng. Nếu vừa nhìn hạn chót vừa đánh giá, mọi thứ đều có vẻ quan trọng.
- Sau đó đánh dấu mức khẩn cấp. Khẩn cấp nghĩa là sẽ có hậu quả thật nếu không làm trong một hai ngày.
- Hành động theo từng ô. Ô một làm hôm nay, ô hai lên lịch có ngày, ô ba giao hoặc thu nhỏ, ô bốn xóa.
- Sắp lại mỗi ngày, thật nhanh. Mỗi sáng nhìn ma trận một phút. Việc dịch chuyển khi hạn đến gần; ma trận chỉ đúng khi ưu tiên và ngày tháng trung thực.
Gõ những câu này vào Pladay
Mỗi câu dưới đây đã được đọc bằng chính bộ phân tích mà ứng dụng dùng. Việc, ngày và quy tắc lặp trong bảng là đúng những gì bạn nhận được khi gõ.
| Bạn gõ | Việc | Hạn | Lặp lại | Thử câu này |
|---|---|---|---|---|
Lập ngân sách thứ sáu !! | Lập ngân sách | Th 6, 9 thg 10 | — | Thử câu này |
Sửa lỗi đăng nhập hôm nay !!! | Sửa lỗi đăng nhập | Th 6, 9 thg 10 | — | Thử câu này |
Đặt lịch khám sức khỏe tháng sau !! | Đặt lịch khám sức khỏe | CN, 1 thg 11 | — | Thử câu này |
Gia hạn hộ chiếu 20/10 !! | Gia hạn hộ chiếu | Th 3, 20 thg 10 | — | Thử câu này |
Làm sao biết điều gì “quan trọng”
Khẩn cấp thì dễ thấy: ngày hạn đã gần. Quan trọng mới là phần khó. Một phép thử hữu ích: một tháng nữa việc này còn ý nghĩa không? Nó phục vụ mục tiêu bạn thật sự đã chọn, hay trách nhiệm bạn đã nhận? Nếu bạn không bận tâm khi nó không bao giờ xảy ra, nó không quan trọng, dù nó ồn ào đến đâu.
Cẩn thận với ô khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ở đó thường ẩn hạn chót của người khác đội lốt hạn chót của bạn. Câu hỏi “nếu chờ tới thứ năm thì sao?” làm rõ được nhiều việc trong số đó.
Bảo vệ ô thứ hai
Điểm mấu chốt của ma trận không phải phân loại, mà là nhận ra ô thứ hai được ít thời gian đến mức nào. Mỗi tuần, chọn một hai việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, cho chúng một ngày và một khối thời gian. Nếu không, chúng sẽ trở nên khẩn cấp sau này, thường vào lúc tệ nhất.
Thiết lập trong Pladay
- Chế độ xem ma trận của Pladay tự xếp việc đang mở: quan trọng là ưu tiên trung bình hoặc cao, khẩn cấp là đến hạn trong vòng hai ngày. Đổi ưu tiên hoặc ngày của việc, nó sẽ chuyển ô.
- Đặt ưu tiên khi gõ bằng `!!` (trung bình) hoặc `!!!` (cao); ví dụ “Lập ngân sách thứ sáu !!”.
- Cho việc ở ô thứ hai một ngày và một khối thời gian bằng khối thời gian.
- Kế hoạch tập trung xếp việc theo ưu tiên, hạn chót và độ cũ, rồi cho thấy việc nào vừa với số giờ hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Nếu mọi thứ đều khẩn cấp và quan trọng thì sao?
Khi đó có việc bị dán nhãn sai hoặc bạn đang quá tải. Hỏi việc nào có hậu quả ngay hôm nay, thương lượng lại phần còn lại, và xem vì sao nhiều thứ trở nên khẩn cấp — thường là do ô thứ hai bị bỏ qua từ trước.
Có thay đổi được cách Pladay xác định khẩn cấp không?
Ma trận coi việc đến hạn trong hai ngày là khẩn cấp, ưu tiên trung bình hoặc cao là quan trọng. Muốn chuyển ô, hãy đổi hạn hoặc ưu tiên của việc.