Управление задачами для фрилансера: одна система для клиентов и бумаг
Обновлено:
Фрилансер ведёт два вида работы сразу: заказы клиентов со сроками и бумажную часть, которая поддерживает дело. Большинство систем справляются с первым и забывают про второе. Эта охватывает оба.
Открыть шаблон еженедельного обзораПопробовать учёт времениОткроется прямо в браузере — без установки и регистрации.
Один входящий для всех запросов
Запросы приходят по почте, в мессенджерах, по телефону и в комментариях. Записывайте каждый сразу в единый входящий, одной строкой и с датой, если она есть: «Правки логотипа для Иванова в пятницу в 15:00 #иванов». Не сортируйте при записи — сортировка происходит на обзоре.
Входящий полезен, только если его регулярно разбирать. Раз в день определите каждому пункту место: список клиента, дату или корзину.
Список на клиента, тег на тип работы
Списки отвечают на вопрос «для кого», теги — «что за работа». Список на каждого активного клиента держит результаты вместе; теги вроде #счёт, #созвон или #проверка покажут все созвоны или все счета по всем клиентам. Когда договор закончился, архивируйте список, а не удаляйте его, чтобы сохранить историю.
Пусть бумажная работа повторяется сама
Счета, чеки расходов, налоговые платежи и резервные копии предсказуемы — поставьте их на автопилот повторяющимися задачами: «Выставить счета в последний день каждого месяца», «Проверять неоплаченные каждый понедельник», «Налоговый платёж каждые 3 месяца». Точные сроки зависят от вашего статуса и страны; уточните их у бухгалтера или в налоговой. Задача, которая появляется в нужный день, обходится дешевле памяти.
Еженедельный обзор — ваш начальник
Без начальника приоритеты определяются на еженедельном обзоре. В пятницу посмотрите, что сдано, перенесите незавершённое, выберите три главных результата следующей недели и проверьте все сроки на ближайшие семь дней. Двадцать минут в пятницу избавляют от нервного понедельника.
Как настроить это в Pladay
- Пишите задачи обычным языком — даты, время, #теги, @списки и приоритет распознаются при вводе (быстрый ввод).
- Используйте шаблон еженедельного обзора: семь шагов каждую пятницу и проверка приоритетов в понедельник утром.
- Учитывайте оплачиваемые часы по клиентам и проектам в модуле учёта времени — он может превратить их в счёт.
- Начинайте каждый новый заказ с шаблона запуска проекта.
- Повторяйте бумажные дела с помощью повторяющихся задач, включая последний день месяца.
Шаблоны для старта
- Еженедельный обзор работыКаждую пятницу подводите итоги недели, каждое утро понедельника — расставляйте приоритеты.Задач: 7
- Запуск проектаОпределить цели и роли, провести стартовую встречу и проверить первую веху.Задач: 9
- Налоговая декларацияСоберите вычеты и чеки, выгрузите данные, подайте декларацию и проверьте возврат.Задач: 10
Частые вопросы
Видят ли клиенты мои задачи?
Нет, если вы ничем не поделились. Отдельный список можно открыть по публичной ссылке только для чтения — например, чек-лист проекта.
Заменяет ли Pladay бухгалтерскую программу?
Нет. Учёт времени и счета помогают выставлять оплату; бухгалтерия и налоговая отчётность остаются в бухгалтерской программе или у бухгалтера.