Aufgabenverwaltung für Freelancer: ein System für Kunden und Büro
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Freelancer jonglieren zwei Arten von Arbeit: Kundenaufträge mit Abgabeterminen und die Verwaltung, die das Geschäft am Laufen hält. Die meisten Systeme kümmern sich um das Erste und vergessen das Zweite. Dieses deckt beides ab.
Wochenrückblick-Vorlage öffnenZeiterfassung ausprobierenÖffnet sich direkt im Browser – ohne Installation oder Anmeldung.
Ein Eingang für alle Anfragen
Anfragen kommen per Mail, Chat, Telefon und Kommentar. Erfasse jede sofort in einem einzigen Eingang, in einer Zeile und mit Datum, falls es eins gibt: „Logo-Korrekturen für Müller Freitag 15 Uhr #müller“. Beim Erfassen nicht sortieren – Sortieren ist Aufgabe des Rückblicks.
Ein Eingang nützt nur, wenn er regelmäßig geleert wird. Gib einmal am Tag jedem Eintrag einen Platz: eine Kundenliste, ein Datum oder den Papierkorb.
Eine Liste pro Kunde, ein Tag pro Arbeitsart
Listen beantworten „für wen“, Tags „welche Art von Arbeit“. Eine Liste pro aktivem Kunden hält Lieferungen zusammen; Tags wie #rechnung, #telefonat oder #abnahme zeigen dir alle Telefonate oder Rechnungen über alle Kunden hinweg. Endet ein Auftrag, archiviere die Liste statt sie zu löschen – so bleibt der Verlauf erhalten.
Büroarbeit wiederholt sich von selbst
Rechnungen, Belege, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Backups sind planbar, also leg sie als wiederkehrende Aufgaben an: „Rechnungen am letzten Tag jedes Monats verschicken“, „Offene Posten jeden Montag prüfen“, „Umsatzsteuer-Voranmeldung jeden Monat am 5.“ – die Voranmeldung ist in Deutschland meist bis zum 10. des Folgemonats fällig; prüfe deine Fristen mit Steuerberatung oder Finanzamt. Eine Aufgabe, die am richtigen Tag auftaucht, ist billiger als Erinnern.
Der Wochenrückblick ist dein Chef
Ohne Chef werden Prioritäten im Wochenrückblick gesetzt. Schau am Freitag, was geliefert wurde, verschiebe Unerledigtes, wähle die drei wichtigsten Ergebnisse der nächsten Woche und prüfe alle Fristen der kommenden sieben Tage. Zwanzig Minuten am Freitag ersparen einen hektischen Montag.
So richtest du es in Pladay ein
- Tippe Aufgaben in natürlicher Sprache – Datum, Uhrzeit, #Tags, @Listen und Priorität werden beim Tippen erkannt (Schnelleingabe).
- Nutze die Vorlage Wochenrückblick: sieben Schritte jeden Freitag und ein Prioritäten-Check am Montagmorgen.
- Erfasse abrechenbare Stunden pro Kunde und Projekt im Zeiterfassungs-Modul, das daraus auch eine Rechnung erstellen kann.
- Starte neue Aufträge mit der Projektstart-Vorlage.
- Lass Büroarbeit mit wiederkehrenden Aufgaben wiederkehren, auch mit Regeln wie dem Monatsletzten.
Vorlagen zum Start
- Wöchentlicher ArbeitsrückblickJeden Freitag auf die Woche schauen, jeden Montagmorgen die Prioritäten neu setzen.7 Aufgaben
- Projekt-KickoffZiele und Rollen klären, das Kickoff-Meeting halten und den ersten Meilenstein prüfen.9 Aufgaben
- SteuererklärungBelege und Abzüge sammeln, Daten abrufen, Erklärung abgeben und Erstattung prüfen.10 Aufgaben
Häufige Fragen
Sehen Kunden meine Aufgaben?
Nur, wenn du etwas teilst. Eine einzelne Liste lässt sich als schreibgeschützter öffentlicher Link teilen, etwa eine Projekt-Checkliste.
Ersetzt Pladay eine Buchhaltungssoftware?
Nein. Zeiterfassung und Rechnungen helfen beim Abrechnen; Buchhaltung und Steuererklärung gehören in die Buchhaltungssoftware oder zur Steuerberatung.