Quản lý công việc cho freelancer: một hệ thống cho khách hàng và giấy tờ
Cập nhật lần cuối:
Người làm tự do cùng lúc gánh hai loại việc: dự án của khách hàng có hạn chót và những việc giấy tờ giữ cho công việc chạy. Hầu hết các cách quản lý lo được loại đầu mà quên loại sau. Cách này lo cả hai.
Mở mẫu xem lại công việc hằng tuầnThử ghi giờ làmMở ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt hay đăng ký.
Mọi yêu cầu vào một hộp thư đến
Yêu cầu đến từ email, Zalo, điện thoại và bình luận. Ghi mỗi yêu cầu ngay khi xuất hiện vào một hộp thư đến duy nhất, trên một dòng, có ngày thì ghi luôn: «Sửa logo cho công ty A thứ Sáu lúc 15h #congtyA». Đừng sắp xếp khi ghi; sắp xếp là việc của buổi xem lại.
Hộp thư đến chỉ có ích khi được dọn thường xuyên. Mỗi ngày một lần, cho mỗi mục một chỗ: danh sách của một khách hàng, một ngày, hoặc thùng rác.
Mỗi khách hàng một danh sách, mỗi loại việc một thẻ
Danh sách trả lời «làm cho ai», thẻ trả lời «loại việc gì». Mỗi khách hàng đang làm có một danh sách để gom các phần bàn giao; các thẻ như #hoadon, #goidien hay #nghiemthu giúp xem mọi cuộc gọi hoặc mọi hóa đơn của tất cả khách hàng. Khi hợp đồng kết thúc, hãy lưu trữ danh sách thay vì xóa để giữ lịch sử.
Để việc giấy tờ tự lặp lại
Hóa đơn, chứng từ chi phí, khai thuế và sao lưu đều đoán trước được, nên hãy giao cho việc lặp lại: «Gửi hóa đơn vào ngày cuối cùng của mỗi tháng», «Nhắc khách thanh toán mỗi thứ Hai», «Khai thuế mỗi 3 tháng». Hạn cụ thể tùy vào hình thức và nơi bạn làm việc; hãy kiểm tra với kế toán hoặc cơ quan thuế. Một việc xuất hiện đúng ngày còn đáng tin hơn trí nhớ.
Buổi xem lại hằng tuần là sếp của bạn
Không có sếp, thứ tự ưu tiên được quyết định trong buổi xem lại hằng tuần. Thứ Sáu, hãy xem những gì đã bàn giao, dời việc còn dở, chọn ba kết quả quan trọng nhất của tuần sau và kiểm tra mọi hạn chót trong bảy ngày tới. Hai mươi phút ngày thứ Sáu giúp tránh một sáng thứ Hai rối ren.
Thiết lập trong Pladay
- Gõ việc bằng ngôn ngữ tự nhiên — ngày, giờ, #thẻ, @danh sách và mức ưu tiên được nhận ra ngay khi gõ (thêm nhanh).
- Dùng mẫu xem lại công việc hằng tuần: bảy bước lặp lại mỗi thứ Sáu và một lần rà ưu tiên sáng thứ Hai.
- Ghi giờ làm có tính phí theo khách hàng và dự án trong mô-đun ghi giờ, mô-đun này còn có thể biến phần giờ có tính phí thành hóa đơn.
- Bắt đầu mỗi dự án mới với mẫu khởi động dự án.
- Lặp lại việc giấy tờ bằng việc lặp lại, kể cả quy tắc ngày cuối tháng.
Mẫu để bắt đầu
- Tổng kết công việc hằng tuầnMỗi thứ Sáu nhìn lại tuần, mỗi sáng thứ Hai sắp xếp lại ưu tiên.7 việc
- Khởi động dự ánXác định mục tiêu và vai trò, họp khởi động và rà soát mốc đầu tiên.9 việc
- Quyết toán thuế cuối nămGom khoản giảm trừ và chứng từ, tải dữ liệu, nộp quyết toán và kiểm tra hoàn thuế.10 việc
Câu hỏi thường gặp
Khách hàng có thấy việc của tôi không?
Không, trừ khi bạn chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ một danh sách qua liên kết công khai chỉ đọc, ví dụ danh sách kiểm tra của một dự án.
Pladay có thay được phần mềm kế toán không?
Không. Ghi giờ và hóa đơn giúp bạn thu tiền; sổ sách và khai thuế vẫn là việc của phần mềm kế toán hoặc kế toán viên.