Gestión de tareas para freelance: un sistema para clientes y papeleo
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Quien trabaja por su cuenta lleva dos tipos de trabajo a la vez: los encargos de clientes con su fecha de entrega y el papeleo que mantiene vivo el negocio. Casi todos los sistemas atienden lo primero y olvidan lo segundo. Este cubre ambos.
Abrir la revisión semanal de trabajoProbar el registro de horasSe abre en tu navegador, sin instalar nada ni registrarte.
Una sola bandeja para cada encargo
Los encargos llegan por correo, chat, llamadas y comentarios. Anota cada uno en una única bandeja en cuanto aparece, en una línea y con fecha si la tiene: «Revisiones del logo de Acme el viernes a las 15:00 #acme». No organices al capturar; organizar es trabajo de la revisión.
La bandeja solo sirve si se vacía a menudo. Una vez al día, da a cada elemento un sitio: la lista de un cliente, una fecha o la papelera.
Una lista por cliente, una etiqueta por tipo de trabajo
Las listas responden «para quién»; las etiquetas, «qué tipo de trabajo». Una lista por cliente activo mantiene juntas las entregas; etiquetas como #factura, #llamada o #revisión te permiten ver todas las llamadas o todas las facturas de todos los clientes. Cuando termina un contrato, archiva la lista en lugar de borrarla para conservar el historial.
Que el papeleo se repita solo
Facturas, tickets de gastos, declaraciones trimestrales y copias de seguridad son previsibles, así que ponlos en piloto automático con tareas repetitivas: «Enviar facturas el último día de cada mes», «Revisar cobros pendientes cada lunes», «Declaración trimestral cada 3 meses». Comprueba los plazos fiscales exactos con tu gestoría o la administración de tu país. Una tarea que aparece el día correcto cuesta menos que acordarse.
La revisión semanal es tu jefe
Sin jefe, las prioridades se deciden en la revisión semanal. El viernes repasa lo entregado, mueve lo que quedó pendiente, elige los tres resultados más importantes de la semana siguiente y revisa todos los plazos de los próximos siete días. Veinte minutos el viernes ahorran un lunes estresante.
Cómo montarlo en Pladay
- Escribe las tareas en lenguaje natural: fechas, horas, #etiquetas, @listas y prioridad se leen mientras escribes (entrada rápida).
- Usa la plantilla de revisión semanal: siete pasos que se repiten cada viernes y una revisión de prioridades el lunes por la mañana.
- Registra horas facturables por cliente y proyecto en el módulo de registro de horas, que también puede convertir las horas facturables en una factura.
- Arranca cada encargo nuevo con la plantilla de inicio de proyecto.
- Repite el papeleo con tareas repetitivas, incluidas reglas como el último día del mes.
Plantillas para empezar
- Revisión semanal del trabajoCada viernes repasa la semana; cada lunes por la mañana reordena prioridades.7 tareas
- Inicio de proyectoDefine objetivos y roles, celebra la reunión de arranque y revisa el primer hito.9 tareas
- Declaración de la rentaReúne deducciones y recibos, descarga tus datos, presenta la declaración y revisa la devolución.10 tareas
Preguntas frecuentes
¿Mis clientes pueden ver mis tareas?
No, salvo que compartas algo. Puedes compartir una lista concreta mediante un enlace público de solo lectura, por ejemplo la checklist de un proyecto.
¿Sustituye a un programa de contabilidad?
No. El registro de horas y las facturas te ayudan a cobrar; la contabilidad y los impuestos siguen siendo cosa de tu programa contable o tu gestoría.