繰り返しタスクを、期限切れの山にしない設定方法
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繰り返しタスクはToDoアプリでいちばん便利な機能であると同時に、リストを「期限切れ」の赤い数字で埋め尽くす原因でもあります。違いを生むのは、タスクごとに合った繰り返し方を選べるかどうかです。
繰り返しタスクを追加してみる繰り返しルールの一覧を見るインストールや登録なしでブラウザですぐ開きます。
繰り返しリストがすぐ破綻する理由
多くの人は繰り返しを「毎週」でざっくり設定して終わりにします。すると木曜にやっと済ませた掃除が月曜にまた現れ、「毎月31日」にした支払いは2月におかしな日に出てきて、今日やらなくてもいいことまで「期限切れ」として積み上がります。赤い数字を2週間見続けると、アプリを開かなくなるのは自然なことです。
うまく回る繰り返しには三つの条件があります。タスクごとの本当の周期、日付が固定か柔軟かに合ったルール、そして今日の画面には今日やることだけが出る仕組みです。
手順
- 繰り返す用事をすべて書き出す。 普通の1か月を思い浮かべ、公共料金、家事、健康のルーティン、仕事の定例報告、家族の記念日を日付なしで一行ずつ書きます。
- それぞれの本当の周期を決める。 毎日、平日、毎週何曜、n週ごと、毎月何日・末日・第n曜日、毎年。浴室は毎週、窓拭きは年2回で十分かもしれません。
- 固定か「完了後」かを選ぶ。 カレンダーに縛られた用事は固定日、やった日に縛られた用事は完了後の繰り返しに。遅れても溜まらなくなります。
- 時刻は本当に必要なものだけに。 時刻を入れると通知になります。薬や会議など逃せないものだけに付け、家事は時刻なしで今日のリストに静かに置いておきます。
- 一週間分を先に見る。 予定画面で次の7日間を確認し、ある日に家事が六つ集中していたら、今のうちに別の曜日へ移します。
- 月に一度、剪定する。 いつも先送りする繰り返しは削除します。毎回延期するのは、周期が合っていないか、やらなくていい用事だというサインです。
Pladayにこう入力してみましょう
下の文はアプリと同じパーサーで読み取った結果です。そのまま入力すると、表のとおりのタスク・日付・繰り返しが作られます。
| 入力 | タスク | 期限 | 繰り返し | この文で試す |
|---|---|---|---|---|
完了後3日ごと 観葉植物の水やり | 観葉植物の水やり | 10月9日(金) → 10月12日(月) → 10月15日(木) | 完了の3日後 | この文で試す |
毎月末日 カード支払い | カード支払い | 10月31日(土) → 11月30日(月) → 12月31日(木) | 毎月 · 末日 | この文で試す |
毎月第2火曜日 読書会 | 読書会 | 10月13日(火) → 11月10日(火) → 12月8日(火) | 毎月 · 第2火曜日 | この文で試す |
平日 9時30分 朝会 | 朝会 | 10月9日(金) → 10月12日(月) → 10月13日(火) · 9:30 | 平日 | この文で試す |
2週間ごと シーツ交換 | シーツ交換 | 10月9日(金) → 10月23日(金) → 11月6日(金) | 2週間ごと | この文で試す |
日付固定か、「完了後」か
タスクごとに一つだけ問いかけてください。次の回はカレンダーに縛られているか、それとも最後にやった日に縛られているか。家賃、ゴミの日、定例会議、誕生日はカレンダーに縛られた用事です。早くても遅くても日付は動きません。観葉植物の水やり、歯ブラシの交換、美容院、洗車は「やった日」に縛られた用事で、3日遅れたなら次の回も3日ずれるのが自然です。
Pladayはどちらにも対応します。「毎月1日」のような通常のルールは日付を守り、「完了後3日ごと」のようなルールはチェックした日から数え直します。
厄介なケース:月末、第n曜日、平日だけ
- 月末: カードの引き落としや月末の締めは28日〜31日を行き来します。「毎月31日」ではなく「毎月末日」に。
- 第n曜日: 読書会や月例の振り返りは「第2火曜日」「最終金曜日」のように曜日で決まります。
- 平日だけ: 朝会や通勤ルーティンは土日を飛ばす必要があります。「平日」。
- 数週間おき: シーツ交換や隔週の面談など、「2週間ごと」「隔週木曜」で回す用事も多くあります。
Pladayでの設定
- タスクの文に繰り返しを一緒に書くと、入力中に日付と繰り返しが認識されます(自然言語クイック入力)。タスク詳細の繰り返しメニューから選ぶこともできます。
- 繰り返しタスクを完了すると、ルールに従って次の回が作られるので、リストには常に一件だけが残ります。
- 旧暦の命日などは「毎年旧暦8月15日」のように旧暦で設定できます(韓国の旧暦表に基づきます)。
- 一週間分の業務ルーティンをまとめて入れたいなら、週次業務レビューのテンプレートや大掃除のテンプレートから始めましょう。
すぐ使えるテンプレート
よくある質問
繰り返しタスクをやり忘れたらどうなりますか?
完了するか日付を変えるまで「期限切れ」として残ります。完了するとルールに従って次の回ができ、完了後の繰り返しなら完了した日から数え直します。
履歴は残したまま繰り返しだけ止められますか?
はい。タスクから繰り返しルールを外すか、最後に一度完了してから次の回を削除します。完了済みの記録は完了リストに残ります。