Bắt đầu với GTD: một thiết lập gọn nhẹ
Cập nhật lần cuối:
Getting Things Done của David Allen là phương pháp đưa mọi thứ ra khỏi đầu vào một hệ thống bạn tin cậy. Phương pháp đầy đủ có nhiều phần; hướng dẫn này tập trung vào phần cốt lõi bạn có thể bắt đầu ngay tuần này.
Mở hộp thu thậpDọn đầu óc bằng cách xả ý tưởngMở ngay trên trình duyệt, không cần cài đặt hay đăng ký.
Ý tưởng trong một đoạn
Đầu óc giỏi nghĩ ra ý tưởng nhưng kém giữ chúng. GTD đề nghị bạn ghi mọi cam kết, lớn hay nhỏ, vào hộp thu thập; với mỗi mục, quyết định hành động cụ thể tiếp theo là gì; giữ các hành động đó trong vài danh sách theo bối cảnh; và tổng kết cả hệ thống mỗi tuần để có thể tin tưởng nó. Khi tin hệ thống, đầu óc bạn rảnh cho công việc trước mắt.
Từng bước thực hiện
- Ghi lại mọi thứ trong 20 phút. Viết ra mọi việc còn dang dở: công việc, nhà, việc vặt, lời hứa, ý tưởng. Mỗi dòng một mục, không phân loại.
- Làm rõ từng mục. Có cần hành động không? Nếu không: xóa, lưu làm tài liệu tham khảo hoặc đưa vào Để sau. Nếu có: hành động cụ thể ngay tiếp theo là gì?
- Làm ngay mọi thứ dưới hai phút. Trả lời một tin nhắn ngắn hay đặt lịch online thì làm nhanh hơn là theo dõi.
- Sắp xếp phần còn lại. Hành động tiếp theo vào danh sách hoặc thẻ bối cảnh; kết quả nhiều bước vào Dự án; việc gắn ngày thì có ngày; việc đã giao vào Đang chờ.
- Chọn theo bối cảnh, thời gian và năng lượng. Có 15 phút và chiếc điện thoại, hãy xem #goidien. Có hai giờ yên tĩnh, chọn việc sâu từ một dự án.
- Tổng kết mỗi tuần. Dọn hộp thu thập, kiểm tra mỗi dự án có hành động tiếp theo, lướt Đang chờ và Để sau, nhìn tuần sắp tới.
Gõ những câu này vào Pladay
Mỗi câu dưới đây đã được đọc bằng chính bộ phân tích mà ứng dụng dùng. Việc, ngày và quy tắc lặp trong bảng là đúng những gì bạn nhận được khi gõ.
| Bạn gõ | Việc | Hạn | Lặp lại | Thử câu này |
|---|---|---|---|---|
Gửi bản nháp cho Lan ngày mai lúc 10h #maytinh | Gửi bản nháp cho Lan | Th 7, 10 thg 10 10:00 | — | Thử câu này |
Gọi nha sĩ ngày mai #goidien | Gọi nha sĩ | Th 7, 10 thg 10 | — | Thử câu này |
Chờ hóa đơn từ anh Minh 7 ngày nữa #cho | Chờ hóa đơn từ anh Minh | Th 6, 16 thg 10 | — | Thử câu này |
Xem lại danh sách để sau mỗi 2 tuần | Xem lại danh sách để sau | Th 6, 9 thg 10 → Th 6, 23 thg 10 → Th 6, 6 thg 11 | Mỗi 2 tuần | Thử câu này |
Bộ danh sách tối thiểu
- Hộp thu thập: mọi thứ mới đều vào đây trước, chưa phân loại.
- Hành động tiếp theo: những bước cụ thể, nhìn thấy được, làm ngay khi có thời gian, như “Gửi bản nháp cho Lan”. Nhiều người chia theo bối cảnh: gọi điện, máy tính, việc bên ngoài, ở nhà.
- Dự án: mọi kết quả cần nhiều hơn một bước, mỗi dự án có ít nhất một hành động tiếp theo.
- Đang chờ: việc bạn đã giao hoặc đang chờ người khác, kèm ngày bạn yêu cầu.
- Để sau/có thể: ý tưởng bạn chưa cam kết.
- Lịch: chỉ những việc phải xảy ra vào một ngày hay giờ cụ thể.
Người mới hay vướng ở đâu
- Xây hệ thống hoàn hảo trước khi dùng. Hãy bắt đầu với hộp thu thập và một danh sách hành động tiếp theo; bối cảnh thêm sau nếu cần.
- Viết dự án như một việc. “Lên kế hoạch nghỉ lễ” là dự án; “Xem vé đi Đà Nẵng dịp 30/4” là hành động tiếp theo.
- Đưa mong muốn lên lịch. Nếu tuần nào bạn cũng dời một mục trên lịch, nó thuộc về danh sách chứ không thuộc về một ngày.
- Bỏ qua tổng kết tuần. Không có nó, danh sách cũ dần và bạn thôi tin vào chúng.
Thiết lập trong Pladay
- Hộp thu thập của Pladay là nơi ghi lại; mọi thứ gõ mà không chọn danh sách đều vào đó. Thêm nhanh giữ việc ghi trong một dòng, kèm ngày và #thẻ nếu bạn biết (thêm nhanh).
- Tạo danh sách Dự án và Để sau; dùng thẻ như #goidien, #viecngoai hay #cho làm bối cảnh, và lọc theo thẻ khi bạn ở đúng bối cảnh đó.
- Tổng kết tuần có hướng dẫn bắt đầu bằng việc dọn hộp thu thập — đúng thứ tự của GTD.
- Kết quả lớn có thể chia thành hành động tiếp theo bằng tính năng chia nhỏ AI, rồi chỉnh tay.
Mẫu để bắt đầu
- Tổng kết công việc hằng tuầnMỗi thứ Sáu nhìn lại tuần, mỗi sáng thứ Hai sắp xếp lại ưu tiên.7 việc
- Khởi động dự ánXác định mục tiêu và vai trò, họp khởi động và rà soát mốc đầu tiên.9 việc
Câu hỏi thường gặp
Có cần phần mềm riêng cho GTD không?
Không. GTD dùng được với giấy hoặc bất kỳ ứng dụng danh sách nào. Điều quan trọng là có một hộp thu thập đáng tin, vài danh sách và buổi tổng kết tuần.
Hộp thu thập khác danh sách việc thế nào?
Hộp thu thập chứa những mục thô, chưa xử lý. Danh sách việc chứa các hành động tiếp theo đã quyết định. Xử lý hộp thu thập đều đặn là cách biến cái này thành cái kia.