GTD 入門：一套輕量的設定
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David Allen 的 Getting Things Done（搞定）是一種把所有事情從腦袋移到你信任的系統裡的方法。完整的方法有很多環節，這份指南只講這週就能開始的核心。
一段話說清楚核心概念
大腦擅長產生想法，卻不擅長保存想法。GTD 要你把每一項承諾，不論大小，都記進收件匣；替每一筆決定下一步具體的行動是什麼；依情境把這些行動放進幾份清單；每週回顧整個系統，讓你能信任它。信任了系統，腦袋就能專心在眼前的工作上。
具體步驟
- 花 20 分鐘收集一切。 寫下所有懸而未決的事：工作、家裡、外出辦事、答應別人的事、點子。一行一筆，不分類。
- 釐清每一筆。 需要行動嗎？不需要就刪掉、存成參考，或放進「將來」。需要的話，下一步具體的動作是什麼？
- 兩分鐘內的事馬上做。 回一則簡短的訊息或線上預約，直接做掉比記下來更快。
- 整理剩下的。 下一步行動放進對應的清單或情境標籤；多步驟的結果放進專案；有日期的就給日期；交給別人的放進等待中。
- 依情境、時間和精神選擇。 有 15 分鐘和手機，就看 #電話；有兩個安靜的小時，就從某個專案挑一件需要專注的工作。
- 每週回顧。 清空收件匣，確認每個專案都有下一步行動，掃過等待中和將來清單，看看接下來的一週。
在 Pladay 這樣輸入
下面每一句都由 App 使用的同一個解析器讀取，表中的待辦、日期與重複規則，就是你輸入後會得到的結果。
| 輸入 | 待辦 | 截止 | 重複 | 用這句試試 |
|---|---|---|---|---|
把草稿寄給小王 明天 10:00 #電腦 | 把草稿寄給小王 | 10月10日 週六 上午10:00 | — | 用這句試試 |
打電話給牙醫診所 明天 #電話 | 打電話給牙醫診所 | 10月10日 週六 | — | 用這句試試 |
等李經理的發票 7天後 #等待 | 等李經理的發票 | 10月16日 週五 | — | 用這句試試 |
回顧將來清單 每2週 | 回顧將來清單 | 10月9日 週五 → 10月23日 週五 → 11月6日 週五 | 每2週 | 用這句試試 |
最少的一組清單
- 收件匣： 所有新的事先進這裡，不分類。
- 下一步行動： 具體、看得見、一有空就能做的步驟，例如「把草稿寄給小王」。很多人會依情境再分：電話、電腦、外出辦事、在家。
- 專案： 任何需要不只一步才能完成的結果，每個專案至少要有一個下一步行動。
- 等待中： 交給別人或在等別人回覆的事，附上你提出請求的日期。
- 將來／也許： 現在還不打算承諾的點子。
- 行事曆： 只放必須在某一天或某個時間發生的事。
新手常卡在哪裡
- 還沒開始用就想先搭一套完美的系統。從收件匣和一份下一步行動清單開始，需要時再加情境。
- 把專案寫成待辦。「規劃連假旅行」是專案；「查一下連假去花蓮的火車票」才是下一步行動。
- 把願望放進行事曆。如果某個行程你每週都在挪，它應該放進清單，而不是釘在某一天。
- 跳過每週回顧。少了它，清單會過時，你也會不再信任它們。
在 Pladay 這樣設定
- Pladay 的收件匣就是收集點；沒有指定清單的輸入都會進到那裡。快速新增讓收集只要一行，知道的話可以順便帶上日期和 #標籤（快速新增）。
- 建立「專案」和「將來」清單；用 #電話、#外出、#等待 這類標籤當作情境，在某個情境時依標籤篩選。
- 引導式每週回顧從清空收件匣開始，正好是 GTD 的順序。
- 大的結果可以用 AI 拆解成下一步行動，再自己調整。
可直接使用的範本
常見問題
做 GTD 需要專門的軟體嗎？
不需要。紙筆或任何清單 App 都可以。重點是有一個可信的收件匣、幾份清單和每週回顧。
收件匣和待辦清單有什麼不同？
收件匣放的是還沒處理的原始紀錄，待辦清單放的是已經決定好的下一步行動。定期處理收件匣，就是把前者變成後者。