GTDの始め方：今週から使える軽い設定
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デビッド・アレンのGTDは、頭の中のすべての用事を信頼できる仕組みに移す方法です。全体像はかなり大きいのですが、この記事では今週すぐに始められる核心だけを扱います。
受信箱を開くブレインダンプで頭を空にするインストールや登録なしでブラウザですぐ開きます。
一段落でわかるGTD
頭はアイデアを思いつくのは得意でも、覚えておくのは苦手です。GTDは、大小すべての約束を受信箱(インボックス)に集め、項目ごとに「次の行動」を決め、その行動を状況別のいくつかのリストに置き、毎週全体を見直して仕組みを信頼できる状態に保つよう勧めます。仕組みを信頼できれば、頭は目の前の仕事だけに使えます。
手順
- 20分間、すべてを集める。 仕事、家、用事、約束、アイデアまで、気になっていることを一行ずつ。整理はしません。
- 一つずつ見極める。 行動が必要か?不要なら削除、資料、いつかリストへ。必要なら、すぐ次の物理的な行動は何か?
- 2分以内ならすぐやる。 短い返信やネット予約のように、記録するよりやるほうが早いものはその場で終わらせます。
- 残りを整理する。 次の行動はリストか状況タグへ、複数段階のものはプロジェクトへ、日付のあるものは日付へ、任せたものは連絡待ちへ。
- 状況・時間・エネルギーで選ぶ。 スマホしかない15分なら#電話を、静かな2時間ならプロジェクトの深い作業を。
- 毎週見直す。 受信箱を空にし、各プロジェクトに次の行動があるか確認し、連絡待ちといつかリストを眺め、翌週を見通します。
Pladayにこう入力してみましょう
下の文はアプリと同じパーサーで読み取った結果です。そのまま入力すると、表のとおりのタスク・日付・繰り返しが作られます。
| 入力 | タスク | 期限 | 繰り返し | この文で試す |
|---|---|---|---|---|
明日 10時 佐藤さんに企画書の下書きを送る #PC | 佐藤さんに企画書の下書きを送る | 10月10日(土) 10:00 | — | この文で試す |
明日 歯医者に電話 #電話 | 歯医者に電話 | 10月10日(土) | — | この文で試す |
7日後 見積もりの返信確認 #待ち | 見積もりの返信確認 | 10月16日(金) | — | この文で試す |
2週間ごと いつかリストの見直し | いつかリストの見直し | 10月9日(金) → 10月23日(金) → 11月6日(金) | 2週間ごと | この文で試す |
最小限のリスト構成
- 受信箱: 新しいものはまずここへ。分類は後で。
- 次の行動: 時間ができたらすぐできる具体的な行動。例:「佐藤さんに下書きをメールする」。電話、PC、外出、家など状況別に分けることもあります。
- プロジェクト: 二段階以上が必要なあらゆる成果。それぞれに次の行動が最低一つ必要です。
- 連絡待ち: 人に任せたこと、受け取る予定のもの。依頼した日付と一緒に。
- いつかやる/たぶんやる: 今はコミットしないアイデア。
- カレンダー: 特定の日や時刻に必ずやることだけ。
初心者がつまずくところ
- 使う前に完璧な仕組みを作ろうとすること。受信箱と次の行動リスト一つで始め、状況別の分類は必要になってから足しましょう。
- プロジェクトをタスクのように書くこと。「沖縄旅行の計画」はプロジェクトで、「5月の那覇行き航空券を比較する」が次の行動です。
- 願望をカレンダーに入れること。毎週ずらす予定なら、日付ではなくリストに置くべきものです。
- 週次レビューを飛ばすこと。見直しがないとリストは古くなり、やがて信頼できなくなります。
Pladayでの設定
- Pladayの受信箱が集める場所です。リストを決めずに入力したタスクはすべてここに入ります。日付や#タグが分かっていれば一行に一緒に書きます(自然言語クイック入力)。
- 「プロジェクト」「いつか」のリストを作り、#電話 #外出 #待ち のようなタグを状況として使います。その状況になったらタグで絞り込みます。
- ガイド付きの週次レビューは受信箱を空にするところから始まります。GTDの順番そのままです。
- 大きな成果はAIの分解機能で次の行動の候補を出し、自分で手直しできます。
すぐ使えるテンプレート
よくある質問
GTDには特別なアプリが必要ですか?
いいえ。紙でもどんなリストアプリでもできます。大事なのは、信頼できる受信箱一つ、いくつかのリスト、そして毎週の見直しです。
受信箱とToDoリストは何が違いますか?
受信箱には未処理の生の情報が、ToDoリストには決定済みの次の行動が入ります。受信箱を定期的に処理することが、一方をもう一方に変える作業です。